Network
KABAR PRIANGAN - Kita sedang mengalami zaman digital di mana teknologi terus mengalami perkembangan pesat dan memberikan banyak keuntungan bagi kehidupan kita. Dalam era ini, akses dan pelaksanaan berbagai hal menjadi lebih mudah. Kita dapat dengan mudah membeli tiket kereta, berbelanja kebutuhan rumah tangga, belajar, menghadiri konser, menonton
pertunjukan, bahkan bekerja secara online. Majunya teknologi digital ini memberikan manfaat yang besar, salah satunya adalah mengurangi penggunaan kertas.
Hampir semua orang menyadari bahwa penggunaan kertas yang berlebihan memiliki dampak negatif bagi lingkungan. Untuk membuat satu rim kertas, diperlukan pohon yang
telah tumbuh selama sekitar 5 tahun. Selain itu, produksi kertas juga menghasilkan limbah
dalam bentuk cair, gas, dan padat yang jumlahnya sangat besar. Oleh karena itu, penting
bagi kita untuk mengurangi penggunaan kertas secara berlebihan dengan cara
menggunakan kertas secara bijaksana atau bahkan mengadopsi praktik tanpa kertas (paperless).
Mewujudkan Jawa Barat Sebagai Provinsi Digital dengan Mengurangi Penggunaan Kertas melalui SIDEBAR
Sejalan dengan visi Gubernur Jawa Barat, Ridwan Kamil, untuk mewujudkan Jawa Barat
sebagai Provinsi Digital, Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat (Pemdaprov Jabar)
bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informasi Jawa Barat (Diskominfo Jabar) dan
Jabar Digital Service (JDS) terus melakukan upaya percepatan digitalisasi di Jawa Barat.
Salah satu langkah yang diambil adalah memperkenalkan SIDEBAR, sebuah aplikasi
e-office yang digunakan untuk memproduksi, mendistribusikan, memvalidasi, dan
mengarsipkan tata naskah dinas elektronik di lingkungan internal Pemdaprov Jabar.
SIDEBAR awalnya diberikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan kemudian
diadopsi serta dikembangkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusipda) dan
Diskominfo Jabar. Hingga akhir tahun 2022, sebanyak 83% Perangkat Daerah (PD) di
lingkungan Pemdaprov Jabar telah menggunakan aplikasi SIDEBAR untuk melakukan
penandatanganan dan distribusi surat secara elektronik.
Pengoperasian SIDEBAR sangatlah sederhana dan mudah. Mirip dengan penggunaan
aplikasi Whatsapp (WA), notifikasi akan langsung masuk ke perangkat ponsel. Jika
diperlukan tanda tangan, cukup menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Jika terdapat
dokumen lain yang perlu diteruskan, seperti surat undangan, tinggal mengklik opsi
"diteruskan" kepada pihak yang terkait. Tidak lagi diperlukan cetak surat dan pengantaran
fisik, semua proses menjadi lebih praktis.
SIDEBAR Menyederhanakan Proses Persuratan
SIDEBAR mobile memiliki empat fitur utama yang meliputi Menerima Dokumen, Tanda
Tangan Elektronik, Disposisi dan Distribusi, serta Validasi Dokumen. Fitur Menerima
Dokumen berfungsi untuk menerima naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar dengan
notifikasi secara online. Proses penandatanganan dokumen tidak lagi harus dilakukan
secara manual, karena fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) hadir untuk mempermudah
penandatanganan elektronik setiap naskah dinas. Fitur Disposisi dan Distribusi
memungkinkan pengguna untuk dengan cepat, tepat, dan mudah mendisposisikan dan
mendistribusikan naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar. Terakhir, terdapat fitur
Validasi Dokumen yang memeriksa keabsahan dokumen dengan mudah melalui pemindaian
QR code.
Aplikasi SIDEBAR mobile memberikan manfaat dalam hal keamanan informasi. Aplikasi ini
melindungi data dan informasi dokumen, menjamin keamanan dan integritas dokumen, serta
melindungi dokumen dari tindakan manipulasi. Selain itu, SIDEBAR melindungi dokumen
dari akses oleh pihak yang tidak berwenang, meningkatkan transparansi, dan
memungkinkan pelacakan file serta pengetahuan status dokumen secara real-time. Hal ini
juga berkontribusi dalam menjaga kerahasiaan dokumen.
SIDEBAR merupakan aplikasi yang memfasilitasi proses persuratan di semua Perangkat
Daerah (PD) di Jawa Barat, mempersingkat waktu dalam proses persuratan, serta mampu
menangani berbagai jenis Naskah Dinas Elektronik (NDE) sesuai dengan format Tata
Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Pemprov Jabar. SIDEBAR juga mendukung sistem kerja
flexible working arrangement, memungkinkan proses pembuatan, penandatanganan, dan
distribusi/disposisi surat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
Kontribusi Pemdaprov Jabar dalam Kampanye Paperless
Selain menghemat waktu, SIDEBAR juga berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam
jumlah yang signifikan. Persuratan terarsip dengan rapi melalui sistem yang terintegrasi.
Penggunaan SIDEBAR telah menghemat biaya dan penggunaan kertas, dengan lebih dari
300 ribu naskah yang ditandatangani dan didistribusikan secara elektronik.
Selain menjadi alat untuk digitalisasi, SIDEBAR juga merupakan bentuk komitmen serius
dari Pemdaprov Jabar dalam mendukung kampanye paperless 'save the earth and save the
money'. Dengan mengurangi penggunaan kertas, sisa anggaran yang sebelumnya
digunakan untuk pembelian kertas dan ATK (Alat Tulis Kantor) dapat dialokasikan untuk
manfaat yang lebih luas, terutama bagi masyarakat.
Baca Juga: Pemkab Sumedang akan Cari Investor Kembangkan Wisata Situ Sari di Desa Tolengas
Harapan ke depannya, SIDEBAR dapat terus dikembangkan dan digunakan oleh seluruh
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Jabar. Dengan demikian, SIDEBAR dapat menjadi
alat bantu yang efektif dalam memfasilitasi proses persuratan dan berkontribusi pada
transformasi digital Perangkat Daerah (PD) Pemdaprov Jabar secara keseluruhan.
Dalam upaya menuju keberlanjutan, perlu terus mendorong kesadaran akan pentingnya
pengurangan penggunaan kertas dan penggunaan teknologi digital yang lebih luas. Dengan
adanya SIDEBAR dan inisiatif serupa, diharapkan dapat membawa perubahan positif dalam
mengurangi dampak buruk penggunaan kertas secara berlebihan serta mewujudkan visi
Jawa Barat sebagai Provinsi Digital yang peduli terhadap lingkungan.
SIDEBAR: Inisiatif Jawa Barat Menuju Transformasi Digital
Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat (Pemdaprov Jabar) terus mengambil langkah berani dalam mewujudkan visi Jawa Barat sebagai Provinsi Digital yang peduli terhadap lingkungan. Salah satu langkah terbaru adalah melalui SIDEBAR,sebuah inisiatif yang bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan sertamendukung transformasi digital di lingkungan administrasi Pemdaprov Jabar.
Sebagai wujud dari keseriusan Pemdaprov Jabar dalam menghadapi masalah lingkungan
yang diakibatkan oleh penggunaan kertas secara berlebihan, SIDEBAR menjadi solusi
cerdas yang menggantikan proses persuratan konvensional dengan sistem elektronik yang
terintegrasi. Melalui SIDEBAR, ratusan ribu naskah sudah berhasil ditandatangani dan
didistribusikan secara elektronik, menghemat biaya dan penggunaan kertas dengan angka
mencapai lebih dari 300 ribu.
Baca Juga: Masih Tertutup Material Longsoran, Polisi Sarankan Cari Jalan Alternatif Banjarwang-Singajaya Garut
Menurut data yang dirilis oleh Dinas Komunikasi dan Informasi Jawa Barat (Diskominfo
Jabar) dan Jabar Digital Service (JDS), hingga akhir tahun 2022, sudah mencapai angka
yang mengesankan dimana 83% Perangkat Daerah (PD) di lingkungan Pemdaprov Jabar
telah menggunakan aplikasi SIDEBAR dalam proses penandatanganan dan distribusi surat
secara elektronik. Angka ini menunjukkan adopsi yang luas dari sistem ini dan semakin
menguatkan komitmen Jawa Barat untuk menjadi Provinsi Digital yang modern dan efisien.
Pengoperasian SIDEBAR sangatlah sederhana dan mudah. Mirip dengan penggunaan
Whatsapp (WA), notifikasi akan langsung masuk ke perangkat ponsel. Jika diperlukan tanda
tangan, cukup menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Jika terdapat dokumen lain
yang perlu diteruskan, seperti surat undangan, tinggal mengklik opsi "diteruskan" kepada
pihak yang terkait. Tidak lagi diperlukan cetak surat dan pengantaran fisik, semua proses
menjadi lebih praktis.
SIDEBAR mobile memiliki empat fitur utama yang meliputi Menerima Dokumen, Tanda
Tangan Elektronik, Disposisi dan Distribusi, serta Validasi Dokumen. Fitur Menerima
Dokumen berfungsi untuk menerima naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar dengan
notifikasi secara online. Proses penandatanganan dokumen tidak lagi harus dilakukan
secara manual, karena fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) hadir untuk mempermudah
penandatanganan elektronik setiap naskah dinas. Fitur Disposisi dan Distribusi
memungkinkan pengguna untuk dengan cepat, tepat, dan mudah mendisposisikan dan
mendistribusikan naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar. Terakhir, terdapat fitur
Validasi Dokumen yang memeriksa keabsahan dokumen dengan mudah melalui pemindaian
QR code.
Aplikasi SIDEBAR mobile memberikan manfaat dalam hal keamanan informasi. Aplikasi ini
melindungi data dan informasi dokumen, menjamin keamanan dan integritas dokumen, serta
melindungi dokumen dari tindakan manipulasi. Selain itu, SIDEBAR melindungi dokumen
dari akses oleh pihak yang tidak berwenang, meningkatkan transparansi, dan
memungkinkan pelacakan file serta pengetahuan status dokumen secara real-time. Hal ini
juga berkontribusi dalam menjaga kerahasiaan dokumen.
Baca Juga: Polda Jabar Ungkap Penyalahgunaan Gas Elpiji Bersubsidi, 5 Pelaku Ditangkap di Garut
SIDEBAR merupakan alat yang memfasilitasi proses persuratan di semua Organisasi
Perangkat Daerah (OPD) di Jawa Barat, mempersingkat waktu dalam proses persuratan,
serta mampu menangani berbagai jenis Naskah Dinas Elektronik (NDE) sesuai dengan
format Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Pemprov Jabar. SIDEBAR juga mendukung
sistem kerja flexible working arrangement, memungkinkan proses pembuatan,
penandatanganan, dan distribusi/disposisi surat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
Selain menghemat waktu, SIDEBAR juga berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam
jumlah yang signifikan. Persuratan terarsip dengan rapi melalui sistem yang terintegrasi.
Penggunaan SIDEBAR telah menghemat biaya dan penggunaan kertas, dengan lebih dari
300 ribu naskah yang ditandatangani dan didistribusikan secara elektronik.
Manfaat yang dihasilkan dari penerapan SIDEBAR tidak hanya sebatas penghematan biaya
dan kertas, tetapi juga memberikan dampak positif yang signifikan bagi lingkungan. Dalam
beberapa tahun terakhir, kekhawatiran terhadap penebangan pohon untuk produksi kertas
semakin meningkat. Diperlukan sekitar 1 batang pohon usia sekitar 5 tahun hanya untuk
memproduksi 1 rim kertas. Dengan penggunaan SIDEBAR, jumlah pohon yang
diselamatkan dari penebangan dapat mencapai angka yang luar biasa. Hal ini sejalan
dengan kampanye "save the earth and save the money" yang dicanangkan oleh Pemdaprov
Jabar.
Baca Juga: Hari Penting di Bulan September 2023, Ada Tanggal Merah dan Hari Libur Nasional
Selain manfaat lingkungan yang tak terbantahkan, SIDEBAR juga memberikan dampak
ekonomi yang positif. Pengalihan anggaran belanja kertas dan ATK ke kepentingan yang
lebih luas, terutama untuk kemaslahatan masyarakat, adalah langkah yang cerdas dan
strategis. Dalam era digital ini, investasi dalam transformasi teknologi tidak hanya membawa
efisiensi operasional, tetapi juga menciptakan nilai tambah bagi masyarakat.
Harapan ke depannya adalah SIDEBAR dapat menjadi alat bantu yang memfasilitasi proses
persuratan yang digunakan oleh seluruh Perangkat Daerah (PD) di Jabar. Dengan adopsi
teknologi yang lebih luas, Perangkat Daerah (PD) akan memiliki akses ke berbagai alat dan
sistem digital yang dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pelayanan kepada
masyarakat. Transformasi ini akan membawa manfaat jangka panjang dalam hal
pengelolaan data, koordinasi antar lembaga, dan pengambilan keputusan yang lebih cepat
dan akurat.
Tidak hanya itu, SIDEBAR juga diharapkan dapat menjadi contoh bagi pemerintah daerah
lainnya di Indonesia. Keberhasilan implementasi SIDEBAR di Jawa Barat dapat menjadi
inspirasi bagi pemerintah daerah lain untuk mengadopsi solusi serupa dalam upaya
pengurangan penggunaan kertas dan menuju tata kelola yang lebih efisien dan
berkelanjutan.
SIDEBAR: Revolusi Digital dalam Persuratan dan Pengarsipan Dokumen
SIDEBAR (Sistem Informasi Dokumen Elektronik Jawa Barat) telah melampaui harapan
dalam mendorong transformasi digital di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat
(Pemdaprov Jabar). Dengan menyederhanakan dan mempercepat proses persuratan dan
pengarsipan dokumen, SIDEBAR telah mengubah paradigma kerja Organisasi Perangkat
Daerah di Jawa Barat.
Baca Juga: Ini Formasi Seleksi CASN 2023 untuk Kabupaten Garut, Sekda: Rekrutmen Prioritaskan Honorer Lama
Menyadari betapa pentingnya efisiensi, keberlanjutan, dan keamanan dalam persuratan,
SIDEBAR hadir sebagai solusi inovatif yang mengintegrasikan fungsi-fungsi penting ke
dalam satu aplikasi yang mudah digunakan. Dalam pengujian dan penggunaan lapangan,
aplikasi ini terbukti membawa manfaat yang signifikan bagi OPD dan instansi pemerintah di
Jabar.
Salah satu kelebihan terbesar SIDEBAR adalah kemudahan penggunaannya. Dengan
antarmuka yang intuitif, aplikasi ini memberikan pengalaman yang mirip dengan
menggunakan aplikasi pesan instan seperti WhatsApp (WA). Notifikasi langsung diterima di
perangkat seluler, memungkinkan pengguna untuk dengan cepat merespons dan
menindaklanjuti dokumen yang masuk. Pengguna juga dapat melakukan tanda tangan
elektronik (TTE) dengan mudah, menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dan mengirim
dokumen fisik.
SIDEBAR mobile dilengkapi dengan empat fitur utama yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan persuratan dan pengarsipan dokumen di Pemdaprov Jabar. Fitur Menerima
Dokumen memungkinkan ASN untuk menerima naskah dinas secara online, menggantikan
metode tradisional yang memakan waktu. Fitur Tanda Tangan Elektronik memungkinkan
OPD untuk dengan cepat dan efisien menandatangani dokumen elektronik menggunakan
TTE, menghindari proses manual yang merepotkan. Selanjutnya, fitur Disposisi dan
Distribusi memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mendisposisikan dan
mendistribusikan naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar, sementara fitur Validasi
Dokumen memastikan keabsahan dan keamanan dokumen melalui pemindaian QR code.
Selain efisiensi dan kemudahan penggunaan, SIDEBAR juga memberikan manfaat
keamanan yang signifikan. Aplikasi ini melindungi data dan informasi dokumen, serta
memastikan keamanan dan integritas dokumen dari tindakan manipulasi. Pengaturan akses
yang canggih juga melindungi dokumen dari pihak yang tidak berwenang, sementara
catatan audit memastikan transparansi dan melacak setiap perubahan yang terjadi pada
dokumen.
Baca Juga: Resep Bolu Kukus Gula Merah, Rasa yang Melegenda Bahan-Bahannya pun Murah
Penggunaan SIDEBAR telah membawa kontribusi nyata dalam upaya pengurangan
penggunaan kertas dan dukungan terhadap kampanye paperless. Lebih dari 300 ribu
naskah dinas telah ditandatangani dan didistribusikan secara elektronik, menghemat biaya
dan penggunaan kertas.
SIDEBAR diharapkan terus meningkatkan fitur-fiturnya agar dapat mengakomodasi berbagai
kebutuhan persuratan dan pengarsipan dokumen yang muncul seiring perkembangan
teknologi. Peningkatan fungsionalitas ini akan memastikan bahwa SIDEBAR tetap relevan
dan efektif dalam mengatasi tantangan masa depan.
SIDEBAR dapat berperan dalam meningkatkan kesadaran dan pemahaman OPD tentang
pentingnya transformasi digital dan penggunaan teknologi. Melalui visi yang kuat dan
komitmen yang berkelanjutan, SIDEBAR memiliki potensi untuk menjadi tonggak dalam
transformasi digital di Jawa Barat. Dengan terus berinovasi dan menyesuaikan diri dengan
perkembangan teknologi, SIDEBAR dapat menjadi solusi yang terpercaya dan efisien dalam persuratan dan pengarsipan dokumen di era digital.***
Penulis:
Ir. H. Juwanda
- Dewan Eksekutif Tim Akselarasi Pembangunan Provinsi Jawa Barat
- Staf Khusus Gubernur Jawa Barat Ridwan Kamil, Bidang Transformasi Digital & Reformasi Birokrasi
